Einfach einsprechen!

Die Kleeblatt Pflegeheime gGmbH aus Ludwigsburg setzt seit über einem Jahr den digitalen Sprachassistenten des Startup-Unternehmens voize in der Praxis ein. Anfangs musste noch einige Überzeugungsarbeit geleistet werden, mittlerweile gehört die Pflegedokumentation per Sprachapp zum Pflegealltag.

‍

Die Entlastung der Pflegekräfte war der entscheidende Faktor für die Kleeblatt Pflegeheime gGmbH, die Digitalisierung der Pflegedokumentation voranzutreiben. Auf der Suche nach einem geeigneten Konzept stieß der Träger von 26 Kleinstpflegeheimen im Landkreis Ludwigsburg auf das Startup-Unternehmen voize. Mittlerweile ist der Hybride Sprachassistent seit über einem Jahr bei Kleeblatt im Einsatz und erleichtert den Pflegenden die Arbeit in den Heimen.

„Gewicht Frau Klingler 63,5.“ Das war es schon. Die Dokumentation per Sprachbefehl direkt beim Bewohner ist verblüffend einfach. Kein Notizzettel, kein Gang ins Stationszimmer und kein Warten auf einen freien PC. Der Sprachassistent auf dem Smartphone steckt während der gesamten Schicht in der Tasche und steht zur Dokumentation zur Verfügung. Voize analysiert die Spracheingabe, erkennt Schlagwörter und generiert dadurch einen strukturierten Dokumentationseintrag. Das Interesse bei Kleeblatt-Geschäftsführer Stefan Ebert war geweckt, als die Startup-Gründer Erik Ziegler, Fabio und Marcel Schmidberger im Juli 2020 ihre voize-App bei Kleeblatt vorstellten. „Sowohl die Gründer als auch das Produkt überzeugten uns. Wir erwarteten durch den Einsatz von voize, dass unsere Pflegekräfte entlastet werden, die Dokumentationsqualität erhöht wird und gleichzeitig mehr Zeit für die Pflegekräfte beim Bewohner bleibt.“ Stefan Ebert entschied sich für die Einführung von voize, der Projektstart erfolgte noch im Juli 2020. „Wir sehen in der Digitalisierung der Pflege großes Potenzial. Wir haben eine Stabstelle Innovations- und Projektmanagement geschaffen, um solche Projekte professionell zu begleiten.“

Die Einführung sollte zunächst in einem Pilothaus stattfinden, um aus den dort gewonnenen Erfahrungen die weitere strategische Ausrichtung in der Pflegedokumentation abzuleiten. Vor dem Einsatz musste das Projektteam allerdings noch ein paar grundsätzliche Themen klären. Fragen zum Thema Datenschutz, eine Schnittstelle zwischen voize und Vivendi, die Überarbeitung des Berechtigungskonzepts in Vivendi, die Anschaffung der Hardware und weitere Punkte mussten für die Einführung im Pilothaus geplant und vorbereitet werden. Die technischen Voraussetzungen wurden geschaffen, wobei der Konfigurationsaufwand seitens der Systemadministration für die Einführung erfreulich gering war und insgesamt nur eineinhalb Arbeitstage betrug. Im Pilothaus stand zu diesem Zeitpunkt bereits ein flächendeckendes WLAN-Netz zur Verfügung. 

Mitte September wurden die Pflegekräfte im Rahmen einer einstündigen Veranstaltung durch voize in der Handhabung der App geschult. Durch die intuitive Menüführung waren sie in der Lage, direkt mit der Sprach-App zu dokumentieren. Eine zweiwöchige enge Begleitung vor Ort schloss sich an die Schulung an, sodass Fragen direkt geklärt und auftretende Probleme schnell behoben werden konnten. Zu diesem Zeitpunkt war das Erstellen von Pflegeberichten, das Erfassen von Vitalwerten und das Abzeichnen von Maßnahmen auf dem Smartphone möglich. Somit wurden bereits zwei Monate nach Projektstart die ersten Dokumentationseinträge über voize erstellt. 

‍

Wie funktioniert der voize Sprachassistent?
Der Sprachassistent generiert mittels künstlicher Intelligenz aus gesprochenen Sätzen strukturierte Dokumentationseinträge, die über eine Standardschnittstelle in die bereits bei Kleeblatt etablierte Pflegedokumentationssoftware Vivendi PD der Firma Connext übertragen werden. Die Pflegekraft spricht direkt beim Bewohner über einen eigenen Nutzer-Account einen Dokumentationseintrag frei in das Smartphone ein. Voize erkennt die Dokumentationsart und zeigt den generierten Dokumentationseintrag an. Dieser wird von der Pflegekraft geprüft und bestätigt und somit automatisch über WLAN in Vivendi PD synchronisiert. Steht in einem Bewohnerzimmer kein WLAN zur Verfügung, funktioniert das Ganze auch offline, die Synchronisation findet dann statt, sobald das Smartphone wieder in WLAN-Reichweite ist. Durch die mobile Erfassung im Bewohnerzimmer änderte sich der Pflegeprozess hin zu kontinuierlicher Dokumentation, statt der bisher blockweisen Dokumentation am Schichtende. Das senkt den Dokumentationsdruck und das Warten auf einen freien PC gehört der Vergangenheit an.

Die Akzeptanz unter den Pflegekräften fiel unterschiedlich aus. Viele Mitarbeitende waren sofort begeistert von der App. Die Spracheingabe war für sie nichts Fremdes, da sie diese Funktion bereits aus ihrem privaten Alltag kannten. Sie fanden sich durch die intuitive Menüführung schnell zurecht und nutzten voize täglich. Sie hatten kaum Probleme mit der Spracherkennung, und empfanden die Art der Dokumentation als Erleichterung im Pflegealltag.

Andere Mitarbeitende hatten anfangs noch Schwierigkeiten mit der Spracherkennung, da zu viele Wörter manuell korrigiert werden mussten. Sie hatten Probleme damit, sich auf das Einsprechen einzulassen und bevorzugten es, wie bisher am PC zu dokumentieren. Die Überwindung der Widerstände bei einigen Mitarbeitenden vergleicht die bei Kleeblatt zuständige Projektleiterin Corina Burkhardt-Herdtle mit der Einführung der Vivendi Pflegedokumentationssoftware, die vor 15 Jahren die Dokumentation auf Papier abgelöst hat. „Damals mussten sich die Pflegekräfte auf die Arbeit am PC einlassen und nicht wenigen fiel das schwer. Mittlerweile möchte niemand mehr zurück zum Kartex. Bei der voize-Einführung stoßen wir auf ähnliche Vorbehalte.“ 

Während die Pflegehilfskräfte aufgrund des Funktionsumfangs nach einiger Zeit in der Lage waren, nur noch über die App zu dokumentieren, mussten die Pflegefachkräfte weiterhin noch einige Dinge am PC eintragen, da die App weitere Funktionen zu Beginn nicht unterstützte. So entstand dann auch schnell der Wunsch, zusätzliche Funktionen in die App aufzunehmen. Es entwickelte sich eine produktive Zusammenarbeit zwischen Kleeblatt und voize, von der beide Seiten profitieren. Die Kleeblatt-Mitarbeitenden stoßen mit ihren Wünschen auf offene Ohren und voize ist in der Lage, viele der Anregungen sehr schnell in die App zu integrieren und weiterzuentwickeln. Voize ist regelmäßig persönlich vor Ort im Pflegeheim, und ist laufend in ganz engem Austausch mit den Pflegekräften.

„Voize ist ein ausgesprochen agiles Unternehmen und die Firmengründer beeindrucken uns immer wieder durch ihren unkomplizierten und engagierten Einsatz“, berichtet die Projektleiterin Corina Burkhardt-Herdtle. „Zudem ist voize regelmäßig vor Ort präsent. Dieser persönliche Kontakt und die kollegiale Zusammenarbeit mit den Pflegekräften ermöglicht einen sehr guten Austausch, sodass Wünsche, Anregungen und Erfahrungen unserer Mitarbeitenden laufend in die Weiterentwicklung der App einfließen und sich deren Mehrwert für uns stetig verbessert.“ 

Ein Meilenstein war die Integration der Wunddokumentation in voize, da hierdurch eine Funktion zur Verfügung stand, die bis dato in der Handhabung wesentlich komplizierter war. Direkt aus der App können Wunden nun fotografiert und dokumentiert werden und stehen sofort in Vivendi zur weiteren Dokumentation zur Verfügung. 

Ein großer Wunsch seitens der Pflegekräfte ist die Integration der Schichtübergabe in die voize-App, die nun in Arbeit ist. Die komplette Pflegedokumentation wird allerdings nicht in die App integriert werden. Voize stellt eine Ergänzung zu Vivendi PD dar und hat nicht das Ziel die Software komplett zu ersetzen. Das Erstellen der Pflegeplanung wird beispielsweise weiterhin am PC mit Vivendi erfolgen.

Das maßgebliche Projektziel war von Anfang an die Entlastung der Pflegekräfte. Um die Erreichung dieses Ziels zu evaluieren, wurde nach einem dreiviertel Jahr eine anonymisierte Mitarbeiterbefragung durchgeführt: Über 80 Prozent der Anwender gaben an, dass der Einsatz von voize ihnen den Pflegealltag erheblich erleichtert und genauso viele trafen die Aussage, mit dem Handling der App sehr gut zurechtzukommen. Die selbstlernende Spracherkennung hat sich im Projektverlauf ebenfalls stark verbessert und lernt mit jedem eingesprochenen Dokumentationstext dazu, erkennt neue Fachbegriffe und Akzente und versteht Dialekte immer besser. 80 Prozent der Pflegekräfte geben mittlerweile an, dass voize sie sehr gut oder gut versteht, Tendenz steigend. Die Frage, ob sie die App weiterempfehlen würden, beantworteten sogar 100 Prozent der Befragten mit Ja. Gleichzeitig sehen die Mitarbeitenden in voize noch Verbesserungspotenzial. Insbesondere die Pflegefachkräfte wünschen sich noch die Aufnahme von weitere Funktionen. „Voize ist wirkliche eine enorme Arbeitserleichterung und definitiv eine Zeitersparnis. Wir sehen ein unglaubliches Potential, wie die App in Zukunft noch weiter bei der Pflege unterstützen kann“, berichtet Wohnbereichsleitung Sandra Saad. „Auch bei Notfällen nimmt voize enorm den Stress raus. Man hat alles in der Hand griffbereit und kann Informationen direkt an den Notarzt weitergeben. Wir wollen auf voize nicht mehr verzichten.“

Im Januar 2021 entschied sich Kleeblatt dafür, voize in einem zweiten Haus einzuführen. Hier konnte auf die Erfahrung aus dem Pilothaus zurückgegriffen werden und die App war schon um hilfreiche Funktionen erweitert worden. Auch die Spracherkennung hatte sich schon wesentlich verbessert. 

Und wie geht es bei Kleeblatt weiter? „Wir freuen uns sehr über das positive Feedback aus unseren Pilothäusern und es haben bereits mehrere unserer Einrichtungen großes Interesse bekundet, voize ebenfalls einzusetzen. Aus diesem Grund planen wir im kommenden Jahr weitere Kleeblatt Pflegeheime mit voize auszustatten. Sollte die Akzeptanz und der Erfolg auch hier ersichtlich werden, werden wir voize unternehmensweit einsetzen“, so der Geschäftsführer Stefan Ebert.

‍