Datenschutzhinweise für Webinare

Herzlichen Dank für Ihr Interesse an unseren Webinaren. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten.

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Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist

voize GmbH

Dircksenstr. 47

10178 Berlin

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Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Althammer & Kill GmbH & Co. KG

Roscherstr. 7

30161 Hannover

E-Mail: kontakt-dsb@althammer-kill.de.

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Durchführung von Webinaren

Für die Durchführung unserer Webinare verarbeiten wir personenbezogene Daten der Teilnehmenden. Hierzu zählen in der Regel Anmeldedaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse), technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen) sowie – je nach Nutzung – Kommunikationsinhalte (z. B. Fragen im Chat, Beiträge während des Webinars).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um Ihnen die Teilnahme am Webinar zu ermöglichen und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertragsverhältnisses bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie – soweit erforderlich – auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer professionellen Durchführung unserer Online-Veranstaltungen).

Zur technischen Durchführung setzen wir ggf. externe Dienstleister (z. B. Videokonferenzplattformen) ein. Diese verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Art. 28 DSGVO (weitere Informationen dazu finden Sie unter „Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“ und Metimeter).

Im Rahmen des Webinars können personenbezogene Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Angaben zu Interessensgebieten oder Interaktionen im Webinar) auch an unsere jeweiligen Kooperationspartner weitergegeben werden, soweit dies zur gemeinsamen Durchführung oder Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Anmeldung und Teilnahme an unseren Webinaren erhoben werden, speichern wir grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung und Nachbereitung des Webinars erforderlich ist. Anmeldedaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) werden spätestens 2 Jahre nach Abschluss des Webinars gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder Sie einer weitergehenden Speicherung (z. B. für den Erhalt von Informationsmaterial oder Einladungen zu weiteren Veranstaltungen) ausdrücklich zugestimmt haben.

Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“

  1. Zweck der Verarbeitung
  1. Wir nutzen MS Teams um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). MS Teams ist eine Microsoft-Office-Anwendung der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat.
  2. Es handelt sich um einen chatbasierten Arbeitsraum, der dafür optimiert wurde, mit mehreren Personen an Projekten zu arbeiten. Neben der schriftlichen Kommunikation über den Chat, ist auch der Austausch über die Video- und Telefonfunktion möglich.
  1. Welche Daten werden verarbeitet?
  1. Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Dazu zählen in erster Linie Angaben, die zur Administration des Benutzeraccounts benötigt werden, wie Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort. Darüber hinaus können auch optionale Daten von Ihnen hinterlegt werden. Dies können Angaben zu Ihrer Abteilung, Ihre Telefonnummer oder auch Ihr individuelles Profilbild sein. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem „Online-Meeting" per Chat, Video oder Telefonat preisgeben. Insbesondere die die im Chat getätigten Texteingaben werden protokolliert und dem/den Kommunikationspartner/n offengelegt. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden zudem während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams"-Applikationen abschalten bzw. stummstellen, sofern diese Funktion von uns nicht für das Meeting abgeschaltet wurde. Neben diesen nutzungsabhängigen Daten können auch weitere Verbindungs- und Telemetriedaten, wie z.B. die IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Daten zur Anrufqualität oder Geräte-/Hardwareinformationen verarbeitet werden.
  2. Zusätzlich können auch Support-/Feedbackdaten, z.B. Problembehandlungstickets oder an Microsoft gesendetes Feedback, verarbeitet werden.
  3. Bei Einwahl mit dem Telefon können zudem Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit sowie ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.  
  4. Eine automatisierte Entscheidungsfindung kommt nicht zum Einsatz.

1. Microsoft Teams (Umfang der Verarbeitung, Rechtsgrundlagen)

  1. Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video / Audio an unseren „Online-Meetings“ anbieten.

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a) Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft 365 ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.

b) Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden kann. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen
Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein
Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen
und EU-Standardverträge abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu
garantieren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen
Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in
Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft
unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die
Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

c) Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft unter
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement  und Microsoft Teams unter
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch
weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre
personenbezogenen Daten auch in den USA. EU–Standardverträge mit Microsoft zu
Microsoft 365 und Microsoft Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

d) Die Datenschutzvereinbarung und EU-Standardvertragsklauseln mit Microsoft können Sie unter: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA abrufen.  

(2) Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Wenn eine Aufzeichnung gestartet wird, ist dies über die Teams-App ersichtlich.

(3) Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

(4) Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

  1. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
  1. Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden der voize GmbH verarbeitet werden, ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen sowie der diesbezüglichen administrativen Verwaltung.
  2. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Online-Meetings im Rahmen von (Vor-) Vertragsbeziehungen durchgeführt werden bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
  1. Empfänger der Daten
  1. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, können an den jeweiligen Kooperationspartner des Webinars zur Erfolgsmessung weitergegeben werden. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Mitarbeitenden, Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
  2. Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an den Softwareanbieter Microsoft ist dadurch gerechtfertigt, dass wir unsere externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichten, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich unseren Weisungen entsprechend zu verarbeiten. Dies ist auf internationaler Ebene durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln (bei Microsoft das sog. „Data Protection Addendum“) garantiert (https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA)

Weitere Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung durch Microsoft erhalten Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Bei der Anmeldung zu unseren kostenlosen Webinaren verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen) nicht nur zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung, sondern geben diese auch an den jeweils in der Webinarbeschreibung benannten Kooperationspartner weiter. Die Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie derjenigen des Kooperationspartners, Ihnen weiterführende Informationen zu den Webinarinhalten und ergänzenden Leistungen anzubieten. Die Teilnahme am Webinar ist an diese Datenverarbeitung geknüpft. Der Kooperationspartner verarbeitet die erhaltenen Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Sie können der Weitergabe Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). In diesem Fall ist eine Teilnahme am Webinar jedoch nicht möglich.

  1. Löschung von Daten
  1. Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
  2. Verwendungsberichte, die z. B. die Einwahldaten und andere Informationen zur Aktivität beinhalten, werden spätestes nach 180 Tagen gelöscht. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-activity-reports und https://docs.microsoft.com/de-DE/microsoftteams/teams-analytics-and-reports/teams-reporting-reference?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH.

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Mentimeter

Wir nutzen für unsere Webinare den interaktiven Präsentations- und Umfragedienst „Mentimeter“ der Mentimeter AB, Alströmergatan 22, 112 47 Stockholm, Schweden. Mentimeter ermöglicht uns, Umfragen, Quizze und Echtzeit-Feedback in unsere Veranstaltungen einzubinden. Wenn Sie an einer solchen Umfrage oder Interaktion teilnehmen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Antworten auf Fragen oder Bewertungen) an Mentimeter übermittelt und dort verarbeitet. Mentimeter speichert ggf. auch technische Daten (z. B. IP-Adresse, Gerätetyp, Browserinformationen) zur Sicherstellung des Dienstbetriebs. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an einer interaktiven und nutzerfreundlichen Gestaltung unserer Angebote haben. Sofern Sie freiwillig personenbezogene Angaben machen (z. B. Namen in offenen Textfeldern), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Mentimeter finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mentimeter unter: https://www.mentimeter.com/legal/privacy-policy.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

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Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns unmittelbar zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin

Tel.: +49 30 13889-0

Fax: +49 30 2155050

E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

https://kontakt.datenschutz-berlin.de/

Widerspruchs- und Widerrufsrecht  

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung

Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen, z.B. auch wenn Sie von uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung Werbung in Form eines Newsletters, Kundenmagazins oder Informationsmaterials per Post erhalten.

Sollten wir Ihre Daten im Rahmen von Funktionen unserer Webseiten zur Direktwerbung und einer damit verbundenen Datenanalyse verwenden, informieren wir Sie über diese Datenverarbeitungen weiter oben in dieser Datenschutzerklärung, inkl. einer Möglichkeit Ihr Widerrufsrecht ggf. mit technischen Mitteln ausüben zu können.

Kontaktmöglichkeiten bez. Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen. Verwenden Sie dazu am besten folgende E-Mail-Adresse: info@voize.de

Sie können gerne auch eine der Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum verwenden oder sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten oben) wenden.

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